(Español debajo)
Personal Data Processing Policy and Legal
Compliance in Telepsychology
Protection and Use of Personal Data
At SANA Programs LLC, we operate with a strong commitment to protecting the privacy and rights of the women who participate in our programs. As a social impact initiative, fiscally sponsored by the nonprofit American Friends of Bean Voyage (a registered 501(c)(3) organization in the United States, known as Bean Voyage), our programs are implemented in Colombia and governed by national legislation regarding personal data protection and telepsychology.
In accordance with Law 1581 of 2012 and other applicable regulations, SANA informs all participants from the very first official contact about how their personal information will be processed, as well as the type of psychosocial support they will receive, in order to set clear expectations for the five-month duration of the program. This includes data collected through phone calls, video calls, messages, voice notes, photos, and videos.
Before beginning any activity, we request informed consent and express authorization from each participant. To ensure full understanding, SANA’s program assistant and psychologists review and explain the data handling policy and clarify any questions participants may have. This includes:
What data will be collected
The purpose for which the data will be used
How the participants’ identity and privacy will be protected
The type of psychosocial support offered and the services included in our program
The duration of the program
The expectations and commitments involved
The information collected is used exclusively for:
Continuously improving our programs and methodologies
Sharing progress with donors and strategic partners
Communicating the impact of our work through social media, reports, and institutional materials, always ensuring anonymization of personal data when necessary
In cases where public testimonials are shared, only the participant’s first name will be included, and only with prior authorization.
As additional safeguards for participant data, SANA implements digital security protocols and access controls for all information collected during interactions with participants, program documentation, and internal databases. Once a program is completed, this data is securely stored outside of digital platforms and deleted from all electronic devices used during teletherapy and telepsychology sessions.
Furthermore, psychologists affiliated with SANA are committed to maintaining the privacy of all conversations, information, and data collected during the program. According to the applicable laws and recommendations governing the practice of telepsychology, once the intervention concludes, all registered interactions must be deleted from their personal devices.
SANA guarantees that all participants retain the right to access, review, update, correct, delete, or object to the use of their personal data at any time. We are committed to acting with transparency, legality, security, and respect. To uphold this, SANA provides training for affiliated psychologists, offering clear guidance on data protection and telepsychology practices. Additionally, all psychologists in the program are encouraged to complete a certified course in Telehealth and Telemedicine from Politécnico de Colombia, for which SANA covers the certification cost upon completion.
Regulations for the Provision of Telepsychology Services
The psychologists who are part of the SANA Programs LLC team in Colombia practice their profession in full compliance with Colombian law and the regulations governing the provision of health services via telepsychology. This includes, but is not limited to:
Law 1090 of 2006: Establishes the Deontological and Bioethical Code for psychologists in Colombia, ensuring ethical, confidential, and respectful practice of the profession.
Law 1419 of 2010 and Resolution 2654 of 2019: Regulate telehealth and telemedicine, establishing technical, ethical, and operational guidelines to protect users’ rights and ensure service quality.
Resolution 1448 of 2006 and Resolution 2003 of 2014: Define the conditions for authorizing the provision of remote health services.
Law 100 of 1993: Regulates the Social Security System, establishing principles such as efficiency, universality, solidarity, and comprehensiveness in health service delivery.
Laws 1266 of 2008 and 1273 of 2009: Govern the handling of financial information and penalize cybercrime, protecting individuals’ data from misuse.
Law 1341 of 2009: Establishes the legal framework for the use of Information and Communication Technologies (ICT), protecting users' digital rights.
Law 527 of 1999: Regulates the use of data messages, digital signatures, and security in electronic communications.
Our professional team complies with all legal and ethical requirements to provide safe, confidential, and high-quality remote psychological care to the women participating in our programs.
Do You Have Questions About the Use of Your Data?
You can contact us at any time to exercise your rights as the owner of your personal data or to learn more about our privacy policies and professional ethics.
Email us at: info@sanaprograms.org
Política de Tratamiento de Datos Personales y
Cumplimiento Legal de telepsicología
Protección y uso de datos personales
En SANA Programs LLC, operamos con el firme compromiso de proteger la privacidad y los derechos de nuestras mujeres participantes. Como iniciativa de impacto social, y con el respaldo fiscal de la organización sin ánimo de lucro American Friends of Bean Voyage (registrada en EE. UU. con registró 501(c)(3) y conocida como Bean Voyage), nuestros programas se desarrollan en Colombia y se rigen bajo la legislación nacional en materia de protección de datos personales y telepsicología.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables, SANA informa a todas sus participantes, desde el primer contacto oficial, sobre el tratamiento que se dará a su información personal, así también como el tipo de acompañamiento psicosocial para establecer expectativas claras durante los cinco meses de duración de nuestro programa. Esto incluye datos recogidos a través de llamadas, videollamadas, mensajes, audios, fotografías y videos.
Antes de iniciar cualquier actividad, solicitamos el consentimiento informado y autorización expresa de cada participante, para garantizar el completo entendimiento de este, las psicólogas y la asistente del programa de SANA Programs LLC socializan, explican y aclaran posibles dudas que las participantes puedan tener frente al manejo de estos datos por parte de el programa, explicando:
Qué datos serán recolectados.
Para qué fines serán utilizados.
Cómo se protegerá su identidad y privacidad.
Cuál será el tipo de acompañamiento psicosocial y que servicios incluye nuestro programa.
Cuál será la duración del programa.
Cuáles son las expectativas y compromisos de este programa.
La información recopilada se utiliza exclusivamente para:
Mejorar continuamente nuestros programas y metodologías.
Compartir avances con donantes y aliados estratégicos.
Comunicar el impacto de nuestro trabajo a través de redes sociales, informes y materiales institucionales, garantizando la anonimización de datos personales siempre que sea necesario.
En los casos en que se compartan testimonios públicos, solo se incluirá el primer nombre de la participante con su previa autorización.
Como medidas extra de protección de los datos de las participantes, SANA implementa protocolos de seguridad digital y controles de acceso a la información recolectada en cada interacción con las participantes, documentos del programa y bases de datos utilizadas; una vez se termina cada programa, esta información es salvaguardada fuera del espacio digital y es eliminada de los dispositivos electrónicos utilizados durante las intervenciones de teleterapia y telepsicología.
Por otro lado, las psicólogas asociadas a SANA están se comprometen a mantener todas las conversaciones, información y datos recolectados durante el programa de manera privada, posterior a esto y según las recomendaciones/Ley que legisla la práctica de la telepsicología, una vez terminada la intervención, ellas eliminaran cualquier interacción registrada a lo largo del programa de sus dispositivos.
SANA garantiza que todas las participantes conservan en todo momento sus derechos de acceder, conocer, rectificar, actualizar, suprimir y oponerse al uso de sus datos personales. Nuestro compromiso es actuar siempre con transparencia, legalidad, seguridad y respeto; para ser fiel a esto SANA implementa capacitaciones para las psicólogas adjuntas, en donde se brinda una guía clara frente a la protección de datos de las participantes y la implementación de la telepsicología, además, alienta a todas las psicólogas pertenecientes al programa a tomar un curso en Telesalud y Telemedicina en el Politécnico de Colombia y se brindará el pago de la certificación una vez este es concluido por parte de SANA.
Normatividad para la prestación de servicios de Telepsicología
Las psicólogas que hacen parte del equipo de SANA Programs LLC en Colombia ejercen su profesión bajo estricto cumplimiento de la legislación colombiana y las normas que regulan la prestación de servicios de salud en modalidad de telepsicología. Este cumplimiento incluye, pero no se limita a:
Ley 1090 de 2006: Establece el Código Deontológico y Bioético del psicólogo en Colombia, garantizando el ejercicio ético, confidencial y respetuoso de la profesión.
Ley 1419 de 2010 y Resolución 2654 de 2019: Regulan la telesalud y la telemedicina, estableciendo lineamientos técnicos, éticos y operativos para proteger los derechos de los usuarios y asegurar la calidad del servicio.
Resolución 1448 de 2006 y Resolución 2003 de 2014: Definen las condiciones de habilitación para la prestación de servicios de salud bajo modalidad remota.
Ley 100 de 1993: Regula el Sistema de Seguridad Social Integral y define principios como eficiencia, universalidad, solidaridad e integralidad en la prestación de servicios de salud.
Leyes 1266 de 2008 y 1273 de 2009: Regulan el manejo de información financiera y sancionan delitos informáticos, protegiendo la información de las personas contra usos indebidos.
Ley 1341 de 2009: Define el marco para el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), protegiendo los derechos digitales de los usuarios.
Ley 527 de 1999: Regula el uso de mensajes de datos, firmas digitales y la seguridad en las comunicaciones electrónicas.
Nuestro equipo profesional cumple con todos los requerimientos legales y éticos para brindar atención psicológica remota segura, confidencial y de calidad a las mujeres participantes de nuestros programas.